Обязанности:
Осуществление подготовки и организации работы офиса:
- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации;
- обеспечение офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создания условий, способствующих его эффективной работе,
- контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
- организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи,
- по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем,
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний,
- печать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Ведение делопроизводства.
Ведение регистрации и учет входящей и исходящей документации.
Осуществление получения и рассылки электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
Организация приема посетителей.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив.
Выполнение отдельных служебных поручений директора и
заместителя директора организации.